新的物業(yè)管理處應(yīng)于已定的入伙日期前三個月成立，并開始運作，根據(jù)實際需要，采取人員分步到位的辦法，到入伙時，按定編人數(shù)配齊管理處各類人員。（詳細見物業(yè)管理架構(gòu)圖）
1、管理處各類人員按以下程序，時間集結(jié)和分段進入驗收現(xiàn)場，但可根據(jù)現(xiàn)場條件和實際情況進行調(diào)整：
�。�2）入伙前三個月，管理處應(yīng)提前派出部份工程技術(shù)人員進駐現(xiàn)場，與地盤的建設(shè)工作人員一起，參與樓宇竣工收尾的監(jiān)理工作，主要是參與機電設(shè)備的安裝調(diào)試，了解整個樓宇內(nèi)所裝備的設(shè)備設(shè)施，熟悉各類設(shè)備的構(gòu)造，性能，產(chǎn)地，熟悉水，電，氣管道線路的位置及走向等，并提供各項合理建議和整改意見，為入伙后管理，維修養(yǎng)護打下基礎(chǔ)。并確保物業(yè)在交付時，遺留工程能減至最低，以便日后的物業(yè)管理工作中能收到事半功倍的效果，確保業(yè)主得到最好的服務(wù)。具體工作包括：對設(shè)備的容量評估、設(shè)備對周圍環(huán)境的有無影響、設(shè)備有無安全隱患、隱蔽管線填埋前的檢查等工作。
物業(yè)接管驗收它是在竣工驗收基礎(chǔ)上，以主體結(jié)構(gòu)安全和滿足使用功能為主要內(nèi)容的再檢驗。主要包括工程技術(shù)資料和公共部分，室內(nèi)部分的接管驗收.具體可參照建設(shè)部《房屋接管驗收標準》執(zhí)行并達到業(yè)主合理要求。
�。�6）竣工圖--包括小區(qū)建設(shè)總平面圖、單棟建筑、設(shè)施設(shè)備、附屬工程及隱蔽管線的全套圖紙；（以備工程維修及小區(qū)達標使用）。
（1）、其項目和標準如下：樓宇本體；樓地面；內(nèi)墻面、項棚抹灰面；門窗；樓梯扶手；公共照明；水表、電表、燃氣表；衛(wèi)生潔具；給水設(shè)施；排水管道；其他配電設(shè)施。
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、樓棟號牌、信報箱；
保安崗亭、保安道閘；停車場地面；單車，摩托車棚；溝、暗溝排水；沉沙井、檢查井、化糞池排水；護坡，檔土墻；臺階；招牌，廣告牌。
�。�3）、機電設(shè)備：電梯；變配電設(shè)備；發(fā)電機、風機；消防監(jiān)控設(shè)備；保安監(jiān)控設(shè)備；同消防監(jiān)控設(shè)備；經(jīng)對所接管設(shè)施設(shè)備檢驗后建立相應(yīng)的物業(yè)設(shè)施、設(shè)備臺帳。
（4）、室內(nèi)部分接管驗收：入戶門；衛(wèi)生間；陽臺；各排水管；電源箱；電源線；有線電視、電話線、網(wǎng)絡(luò)、可視對講；室內(nèi)衛(wèi)生間、廚房防水；燃氣管道、純凈水管；地腳線；預(yù)埋線；土建部分驗收同樓宇本體部分驗收相同。
三、物業(yè)入伙時的工作
1、需向發(fā)展商收集的資料
�。�1）為了盡快了解用戶的基本情況，需要銷售部門提供的業(yè)主姓名、地址、聯(lián)系電話、建筑面積清單。
�。�2）參入建設(shè)該小區(qū)的設(shè)計，工程監(jiān)理及施工隊伍（含分包隊伍）等單位的名稱、負責人、聯(lián)系人、聯(lián)系電話清單（對外包工程在接管時遺留問題的處理使用）。
2、在業(yè)主辦理入伙手續(xù)同時，管理處應(yīng)發(fā)給業(yè)主的資料：《客戶服務(wù)指南》；《房屋裝修申請表》；《臨時管理規(guī)約》；《前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議》；《房屋驗收交接單》；《房屋質(zhì)量保證書》；《住宅使用說明書》；室內(nèi)管線分布圖（含電、氣、給排水平面圖）；
3、接管問題的處理
�。�1）對資料驗收中發(fā)現(xiàn)的問題；如資料不全、不真實等問題，接管驗收小組應(yīng)當將問題逐項記錄在《接管驗收資料遺留問題記錄表》，并交發(fā)展商相關(guān)人員簽字確認。接管驗收小組積極同發(fā)展商聯(lián)系補齊，必要時請公司總經(jīng)理協(xié)助解決。
�。�2）對物業(yè)硬件設(shè)施，接管驗收中發(fā)現(xiàn)的問題；接管驗收小組應(yīng)當將問題逐項記錄在《接管驗收設(shè)施設(shè)備遺留問題記錄表》，并交發(fā)展商相關(guān)人員簽字確認。小修問題接管驗收小組應(yīng)當積極要求發(fā)展商在一周內(nèi)解決；中修問題接管驗收小組應(yīng)當積極要求發(fā)展商在一個月內(nèi)解決；大修問題接管驗收小組應(yīng)當積極要求發(fā)展商在兩個月內(nèi)解決。必要時請公司總經(jīng)理協(xié)助進行。
�。�3）對于在同業(yè)主收樓過程中發(fā)現(xiàn)的遺留問題，管理處將根據(jù)《住宅質(zhì)量保證書》規(guī)定的內(nèi)容積極聯(lián)系返修。（對部分外包工程將聯(lián)系原施工單位保修）。
�。�4）對于長期未能解決問題，勢必影響物業(yè)管理日常運作，物業(yè)管理公司將以備忘錄的形式將問題登記后交發(fā)展商進行備案�；�?qū)﹂L期未能按要求整改的問題，由物業(yè)管理公司按實際維修所產(chǎn)生的費用找發(fā)展商收取。（憑售樓處收樓通知書）
4、入伙工作流程圖：檢查房屋質(zhì)量并填寫物業(yè)交接表房屋交接記錄、預(yù)收物業(yè)管理費3個月；文件存檔；房屋鑰匙交接；辦理裝修申請手續(xù)見裝修申請表；簽訂物業(yè)管理協(xié)議一式兩份，一份交管理處；簽訂業(yè)主公約一式兩份，一份交管理處；填寫業(yè)主資料交回管理處；辦理入伙手續(xù)；
四、管理機制及人員架構(gòu)
1、物業(yè)公司組織機構(gòu)設(shè)置圖
考慮到物業(yè)公司的發(fā)展過程，因此在設(shè)計物業(yè)公司組織架構(gòu)上預(yù)留了發(fā)展空間，目前管理面積不大，所以公司有一定規(guī)模后才使用公司與管理處相對分離的原則�；趯θ藛T的成本考慮，目前啟用總體管理架構(gòu)設(shè)想的管理架構(gòu)比較適合物業(yè)的現(xiàn)狀。
�。�1）、物業(yè)公司總經(jīng)理1名：監(jiān)督、檢查、管理下屬各部門的工作，完成公司下達的各項指標和任務(wù)。
�。�2）、物業(yè)公司副經(jīng)理1名：協(xié)助總經(jīng)理監(jiān)督、檢查、管理下屬各部門的工作。
�。�3）、品質(zhì)管理部設(shè)品管員1名。負責監(jiān)督、檢查各職能部門的各項品質(zhì)方面的問題，及時反映并提交相關(guān)的整改意見和預(yù)防措施。
�。�4）、物業(yè)財務(wù)部設(shè)會計1名：監(jiān)督各職能部門完成的經(jīng)濟指標，有效地控制公司財務(wù)預(yù)算，并向地產(chǎn)總公司財務(wù)負責。
�。�5）、行政人事部1名。主要負責宿舍及后勤管理，人員招聘、離職和入職培訓等相關(guān)事宜。
2、管理處組織架構(gòu)
備注：1、除清潔對外分包以外，管理處共需服務(wù)人員30名。
2、清潔崗位暫設(shè)置為8人（含機動）。
�。�1）、主要工作職責：
�。ㄒ唬┕芾硖幗�(jīng)理（5500元-6500元）
（1）、負責管理處全面管理工作，含安全、清潔、綠化、維修、客服等內(nèi)容；
�。�2）、負責管理中心財務(wù)監(jiān)督；
�。�3）、負責對外聯(lián)系，處理好與地方政府關(guān)系、發(fā)展商關(guān)系；
�。�4）、對上級部門負責，全面負責公寓式物業(yè)的服務(wù)與管理及運作；
�。�5）、協(xié)調(diào)屬下各部門的合作關(guān)系；
�。�6）、開元節(jié)流，控制經(jīng)營中的管理、服務(wù)成本。
�。ǘ┛头姓鞴埽�3000元-3500元）
（1）、負責服務(wù)中心的管理工作及考勤；
（2）、負責辦公室文件資料、業(yè)主資料的管理工作；
�。�3）、負責接待客戶投訴問題的跟進；
�。�4）、負責行政人事工作的管理；
（5）、負責小區(qū)清潔、綠化肥廠服務(wù)質(zhì)量的監(jiān)督，確保清潔、消殺服務(wù)工作達標；
�。�6）、協(xié)助管理處經(jīng)理的工作。
�。ㄈ┕こ讨鞴埽�3000元-3500元）
�。�1）、負責維修班的管理工作和維修技能培訓；
�。�2）、負責機電設(shè)備維修養(yǎng)護，機電設(shè)備保養(yǎng)計劃的制定；
�。�3）、負責住戶二次裝修裝飾審批
住宅項目前期物業(yè)管理方案提要：物業(yè)接管驗收它是在竣工驗收基礎(chǔ)上，以主體結(jié)構(gòu)安全和滿足使用功能為主要內(nèi)容的再檢驗。主要包括工程技術(shù)資料和公共部分，室內(nèi)部分的接管驗收.
（4）、負責住戶維修和回訪工作；
�。�5）、負責與各建筑單位進行聯(lián)絡(luò)和溝通，做好房屋保修工作；
�。�6）、負責住戶室內(nèi)維修的管理工作；
（7）、完成領(lǐng)導交辦的其它工作。
�。ㄋ模┌踩鞴埽�3000元-3500元）
�。�1）、負責護衛(wèi)班的管理工作；
（2）、負責安全護衛(wèi)培訓、考核工作；
�。�3）、負責停車場管理工作；
�。�4）、完成領(lǐng)導交辦的其它工作。
�。ㄎ澹┦聞�(wù)助理
�。�1）、負責接待客戶來訪，為客戶提供常規(guī)服務(wù)和特約服務(wù)；
�。�2）、負責多種經(jīng)營和物業(yè)管理特色服務(wù)的實施；
3、負責訂報、訂票、代訂酒店客房、代辦郵政服務(wù)、代叫出租車、代租汽車、代約搬家公司、代購鮮花等免費服務(wù)項目；
4、負責辦理房地產(chǎn)中介服務(wù)項目，并按規(guī)定收取費用；
5、負責家政服務(wù)項目如衣物干洗、家教、衛(wèi)生清潔、綠化養(yǎng)護、保姆等有償服務(wù)內(nèi)容的辦理；
6、負責商務(wù)中心如打字、復印、傳真、上網(wǎng)、電話等有償服務(wù)項目的辦理；
7、負責辦公物資采購、食堂管理、電腦文檔打印；
8、負責財務(wù)日常收費及財務(wù)報表制作等工作；
9、協(xié)助客服主管工作；
10、完成領(lǐng)導交辦的其它工作。
（七）綠化工
1、負責指定區(qū)域花草、樹木的養(yǎng)護管理。
2、每天巡查本崗位所有綠化植物及設(shè)施是否正常，及時解決發(fā)現(xiàn)的問題，不能處理的要及時上報綠化班長。
3、做好澆水、清理綠地內(nèi)垃圾、補植及零星病蟲防治、除雜草和修剪等日常工作和全面修剪整形、施肥、除雜草、松土和全面病蟲防治等定期工作。
4、做好室內(nèi)、室外庭園景點布置及換花工作。
5、負責定期保養(yǎng)各種園林機械設(shè)備，保證機械設(shè)備處于正常的工作狀態(tài)。
6、完成領(lǐng)導交代的其它任務(wù)。
�。ò耍┏黾{
1、嚴格執(zhí)行財會制度，遵守職業(yè)道德；
2、做好管理費催收工作；
3、制作管理費催收單，做好收支賬目；
4、定期進行現(xiàn)金盤點，進行賬實核對，發(fā)生差錯及時匯報。
�。ň牛⿵N師
1、負責保障員工的用餐標準和用餐質(zhì)量，烹制品種豐富、營養(yǎng)可口的菜食，合理配給食品數(shù)量，督導就餐人員珍惜糧食，杜絕浪費；
2、按管理處規(guī)定用餐時間開飯無特殊情況不得提前、推遲開飯時間。非規(guī)定用餐時間，不得擅自允許他人用餐，開餐后，分菜人須掌握用餐期間用餐人數(shù)量，定量分菜，保障后來的人有充足的菜量，外來就餐人員，若無特殊指示，須持管理處就餐票，否則不予用餐。
3、每日用餐結(jié)束后，須做好廚師房、餐廳及庫房的清潔衛(wèi)生工作，每周進行一次徹底清洗。不購買和接受腐爛變質(zhì)的原料，剩余的食物須嚴密保存，防止老鼠、蟑螂等污染食物，確保食物干凈衛(wèi)生，確保整潔的用餐環(huán)境。
4、嚴格按公司的伙食標準購買食物，份量要足、花樣要多，并確保就餐人員的需要。多購買營養(yǎng)豐富的菜質(zhì)，確保就餐人員的健康和成長。
5、主動了解市場菜價，了解就餐人員對伙食的意見和飲食習慣，在保證伙食費不超標的前提下，及時合理調(diào)整飲食口味。
6、做好消防工作，開火前認真檢查煤氣閥是否正常、下班時要認真檢查煤氣閥是否關(guān)好，杜絕意外事故發(fā)生。
下屬各部門員工各司其職，完成公司及領(lǐng)導安排的各項工作。
人員配置及簡要說明：
1、管理處設(shè)經(jīng)理1名，目前可由物業(yè)經(jīng)理兼任。
2、服務(wù)中心配客戶服務(wù)主任1名；
現(xiàn)場管理人員3名（包括輪休和前期裝修巡查）；
文員1名（負責業(yè)主檔案和公司相關(guān)文件管理、負責管理處物品管理）；
社區(qū)文化1名（負責管理通知的發(fā)放、商務(wù)接洽和社區(qū)活動策劃并協(xié)助文員工作）；
前臺接待3名（包括輪休和值班至晚21點）。
客戶服務(wù)部共計9名。
3、工程維修部設(shè)主管1名；設(shè)備電工（高壓工）2名（主要負責各設(shè)備房的巡檢、商業(yè)廣場廣告燈具）；低壓維修電工4名（包括24小時值班、輪休）；電梯工1名；泥水工1名。工程維修部共計9名。
4、護衛(wèi)服務(wù)部設(shè)主管1名（按12小時工作制/班編制）；下設(shè)班長2名；巡邏保安8名（其中樓層巡邏2名/班，外圍及商業(yè)廣場巡邏包括頂崗2名/班）；固定崗保安16名（按一期五棟計算，每棟設(shè)大堂保安1名或叫門童）。監(jiān)控中心保安2名（24小時值班制度，晚21點后包括接聽客戶服務(wù)中心電話及智能報警）；地下車庫車場保安6名暫無（出入口各1名，車場巡查加頂崗1名）。銷售中心門口禮儀崗1名。護衛(wèi)服務(wù)部共計36名。
5、環(huán)境部設(shè)主管1名；下設(shè)綠化工2名；清潔領(lǐng)班1名；清潔工樓層設(shè)5名（即每棟1名，按3000-6000平方建筑面積1人計）；外圍加平臺花園、商業(yè)廣場設(shè)3名；機動加頂崗2名；環(huán)境部共計14名。
6、收款員1名（輪休時可由前臺接待代收，物業(yè)公司設(shè)會計一名并向總公司負責）。
7、樣板房按設(shè)置1名或兩樣板房相鄰的也可只配置1名。負責引領(lǐng)客戶看房和樣板房物品的看管、清潔等。
會所因在建設(shè)中未列入此次人員配置內(nèi)，因前期時業(yè)主在二次裝修中人員進出較雜，環(huán)境容易遭到破壞，所以在人員配置方面按其最大化的要求配置，護衛(wèi)服務(wù)部輪休人員因工作時間問題還未確定需添加。另：購買二樓住宅靠近平臺花園的陽臺如銷售時同意其開設(shè)拉閘門也會造成安全隱患，也需添加護衛(wèi)人員。再因田禾·塞納河畔屬商住結(jié)合，在保安管理上只能采取半封閉式管理。
以上是我個人在現(xiàn)場大致了解后草擬的工作方案，如有不當之處請多給予賜教，實際到場人數(shù)可根據(jù)實際需要，采取人員分步到位的辦法實施。
五、ISO9001：2008質(zhì)量保證體系
小區(qū)接管之后，公司的管理運作和服務(wù)規(guī)范便按照ISO9001：2008質(zhì)量管理體系逐步建立、實施。最終將全面導入ISO9001：2008質(zhì)
